Obecnie używany system bazuje na programie Access, nowy ma zaś korzystać z rozwiązań open source, tak aby można było go swobodnie rozwijać i modyfikować. GUGiK wymaga ponadto, by był zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych, oferował niezawodność na poziomie przynajmniej 99,5%, bezpieczeństwo oraz krótki czas odpowiedzi. System ma bazować na architekturze trójwarstwowej.
Oferty można składać do 5 października, przy czym postępowanie jest realizowane z wyłączeniem przepisów Prawa zamówień publicznych. Nowy system ma zostać wdrożony do 4 grudnia.